Een jaarverslag presenteren dat wel gelezen wordt? (blog)

Ieder jaar staat hij voor veel organisaties weer op de agenda: het jaarverslag.

Het is een wettelijk verplicht onderdeel waarin je vertelt wat er het afgelopen jaar is gebeurd binnen je bedrijf, met twee onderdelen: het jaarverslag en de jaarrekening.

Er zijn echter geen regels waaraan je je moet houden bij het opstellen van een jaarverslag. Je wilt graag laten weten aan de buitenwereld (je klanten, opdrachtgevers en andere stakeholders) wat je het afgelopen jaar bereikt hebt en waar je focus het komende jaar ligt.

In de prullenbak

Wat gebeurt er vaak in de praktijk? Het jaarverslag verdwijnt bij velen op de stapel en later, (deels) ongelezen, in de prullenbak. Een gemiste kans, wat je waarschijnlijk ook nog eens flink geld heeft gekost.

Digitaal biedt mooie kansen

Er zijn hele mooie online interactieve alternatieven om het jaarverslag te maken. Een mooi voorbeeld is te zien op de website van Van Werven, waar de dienstverlener in infra en recyceling, een interactief duurzaamheidsverslag heeft gepubliceerd. Gebruik maken van je website als communicatiekanaal om het jaarverslag op te publiceren: daarmee trek je direct bestaande en potentiële klanten naar hét platform van jouw organisatie. In een digitaal verslag krijgen afbeeldingen en video's een veel belangrijkere rol. Je kunt er zelfs voor kiezen deze leidend te maken voor de inhoud. Dat betekent wel dat je scherp moet zijn op de jaarlijkse hoogtepunten. Foto's van een productpresentatie, onthulling van de nieuwe huisstijl of het jaarlijks bedrijfsfeest zijn achteraf niet meer te maken. Neem dat mee in je jaarplanning, zodat je er achteraf profijt van hebt!
 
Delen in een paar klikken geregeld

Lezers kunnen vervolgens als distributeurs optreden. Delen via e-mail en social media is met een paar klikken geregeld. Het volledige verslag of een relevant deel ervan kan worden doorgestuurd, zodat je focus aanbrengt op de voor jou of jouw klant relevante content. Daar kun je jouw klantenbestand ook op attenderen!
 
Laat grafieken tot leven komen

Statistische informatie als cijfers worden digitaal dynamisch. Je kunt gebruik maken van geanimeerde grafieken, zodat de ontwikkeling van jouw organisatie in het afgelopen jaar of jaren tot leven komt.
 
Balans tussen pr, communicatie en relevante informatie

Het jaarverslag wordt door lezers nog wel eens gezien als verkapte marketingtool voor de organisatie. Door het gebruik van veel afbeeldingen en mooi geschreven teksten door communicatiemedewerkers, kan de indruk ontstaan dat er wordt afgeleid van waar het werkelijk om gaat. Houd er rekening mee dat de balans tussen hetgeen je graag kwijt wilt (promotie over het bedrijf) en wat je kwijt moet (verplichte onderdelen in een jaarverslag) in de juiste balans is.
 
Kosten

Is een digitaal jaarverslag veel goedkoper dan een gedrukte versie? Er vallen natuurlijk veel kosten, zoals druk- en verzendkosten weg, maar houd er rekening mee dat er met een digitale versie andere kosten, zoals ontwerp en technische ontwikkeling voor in de plaats komen.

Laat uitrekenen of een digitaal jaarverslag voor jouw organisatie gunstig is!

Opbrengsten

Een jaarverslag is het doorbladeren waard voor iedereen die jouw bedrijf volgt. Dat kan doordat ze jouw nieuwsbrief ontvangen, je Facebookpagina liken of gelinked zijn op LinkedIn. Ook hen wil je het jaarverslag niet onthouden. Daarom is het verstandig ook een bedrag te reserveren voor de verspreiding (dat ben je immers niet meer kwijt aan postzegels). En het levert je direct ook wat op. Dat rekent dit simpele sommetje je voor, stel:


Een investering van 20% op marketing ten opzichte van de kosten voor het ontwikkelen van het jaarverslag levert je ruim 2,5 keer zoveel bezoekers op en een kostenreductie van € 1,30 per bezoeker.
 
Meten

Het grote voordeel van een digitaal jaarverslag? Je kunt alles meten! Hoeveel mensen hebben jouw jaarverslag gelezen, welke onderdelen vond men het interessantst, hoe lang hebben ze de tijd genomen om erdoor heen te bladeren? Die informatie kun je gebruiken in de bedrijfsvoering voor het nieuwe boekjaar, om jouw klanten op maat te bedienen of om de stakeholders informatie op maat te bieden.

Jaarverslag maken?

Moet er de komende periode ook in jouw organisatie weer aan de slag worden gegaan met een jaarverslag? Neem dan eens contact op met ons. Wij denken graag met je mee!

Maurits Schraven
OrangeTalent Opvallend Online