iQOUNT: slimme processen door grenzeloze software

Voor klantcommunicatie gebruikt iQOUNT adviseurs & accountants Mijn Kantoor, waarmee ook processen zijn verrijkt. Op tijd actuele cijfers, verder kijken dan gebaande paden, maar vooral: veel contact met de klant en optimaal gebruik van software.

Het kantoor maakt daarvoor gebruik van meerdere applicaties, waaronder Mijn Kantoor, en werkt volledig in de cloud. Alle onderlinge koppelingen zorgen ervoor dat de klant deze juiste informatie in één oogopslag krijgt.

“Die automatisering biedt ook meer mogelijkheden om slimmer met je klant te communiceren”, zegt Hees. “We zagen dat veel tools bij de basisactiviteiten bleven; bij het aanbieden van aangiften voor accordering, of een digitaal archief met dossiers. Maar we wilden zo’n portal als een volledige communicatietool zien. Daarnaast veranderde de invoering van de AVG in 2018 het landschap van communiceren. Klantgegevens via de mail uitwisselen is niet veilig zonder aanvullende beveiliging. Het is een risico geworden. Een complete, beveiligde tool was voor ons een belangrijke reden om Mijn Kantoor af te nemen.”

De essentie voor onze klanten: op de juiste tijd actuele informatie om bewust de juiste keuzes te maken”Wessel Hees, accountant en adviseur iQOUNT adviseurs & accountants.

Efficiencyslag met de klant centraal
"De kracht van onze dienstverlening is veel contact met onze klanten. Met Mijn Kantoor benutten we deze kracht volledig”, zegt Hees. “Vanuit verschillende applicaties ontsluiten we gegevens en bieden we die aan klanten aan. Bijvoorbeeld als de aangifte in het fiscale programma klaar staat. Die moet een workflow triggeren die de aangifte in Mijn Kantoor aan de klant aanbiedt voor accordering. Na accordering gaat het automatisch door naar de Belastingdienst. Die processen gingen voorheen handmatig; veel extra taken om af te vinken!”

Hees: “In een dergelijk proces is de software vaak de beperkende factor. Het kan het een of het ander vaak niet. Maar stel dat je software bij elkaar geen beperkingen heeft? Dat het grenzeloos is? Dan kun je processen op een andere manier inrichten, andere mogelijkheden ontdekken en je klanten slimmere dienstverlening aanbieden. Omdat we voor 4 applicaties hebben gekozen, die naadloos met elkaar te koppelen zijn, hebben we een best of breed.”

Het werken met zoveel software heeft z’n weerslag op de organisatie en het team. “Het denken in automatisering, waar processen makkelijker kunnen, het grenzeloze denken: dat moet wel in de basis van de organisatie zitten”, zegt Hees. “We hebben een relatief jong team, dat graag met nieuwe software werkt en zich uitgedaagd voelt om erin te duiken, te onderzoeken en mogelijkheden te ontdekken.”

Hees: “Het voordeel van Mijn Kantoor is dat ze zelf ervaring als accountant hebben. Bij andere apps zie je dat er wel is nagedacht over structuren, maar dan vanuit de theorie. Het staat op een afstand van de dagelijkse praktijk van een accountant. Mijn Kantoor is mede gemaakt door mensen uit de accountancy-praktijk. Ze weten waar we het over hebben, waardoor ze als vanzelf meedenken bij het verbeteren van onze processen.”


(Foto: Wessel Hees)